Het aandeelhoudersregister van de BV

Een besloten vennootschap (BV) is verplicht een aandeelhoudersregister te hebben.

Wat is het?

Een aandeelhoudersregister is een boek waarin onder meer is opgenomen wanneer een BV is opgericht, wie de aandeelhouder van de BV is, of de aandelen zijn betaald en wat de hoogte van het aandelenkapitaal is.

Wie maakt het aandeelhoudersregister?

De notaris zorgt na de oprichting van de BV, dat de BV bij de Kamer van Koophandel wordt ingeschreven. Als er maar één aandeelhouder is, wordt dat kenbaar gemaakt bij de Kamer van Koophandel. Bij het opvragen van een uittreksel uit de Kamer van Koophandel wordt de enige aandeelhouder vermeld. Zijn er meerdere aandeelhouders, dan wordt dat niet vermeld. Het is dan voor buitenstaanders niet duidelijk wie de aandeelhouders zijn. Alleen het aandeelhoudersregister geeft aan wie de aandeelhouders zijn en dat boek dient op het kantoor van de BV bewaard te worden.

Waarom bestaat het aandeelhoudersregister?

Als een BV één of twee aandeelhouders heeft, dan zijn deze meestal bekend. In het geval er veel meer aandeelhouders zijn, is niet altijd duidelijk wie de aandeelhouders zijn. In zo'n geval biedt het register uitkomst. Ook is dan duidelijk wie moet worden opgeroepen voor de aandeelhoudersvergadering. 

Kwijt?

In de praktijk komt het regelmatig voor dat het aandeelhoudersregister zoek is. Dat is een probleem omdat de notaris dan niet weet wie de aandeelhouders zijn van de BV, terwijl dat bijvoorbeeld van belang is bij de verkoop van de aandelen. Ook kan een probleem zijn dat het aandeelhoudersregister niet is bijgewerkt en daardoor geen juist beeld geeft van de werkelijke aandelenverhouding. Onder bepaalde voorwaarden kan een notaris een nieuw register maken.

Slot

Elke BV is verplicht een aandeelhoudersregister te hebben. Dan is duidelijk wie de aandeelhouders zijn. Nu nog in boekvorm, in de toekomst waarschijnlijk digitaal.

mr. Martin Beenen

notaris