De notaris in coronatijd

De dienstverlening van de notaris is in coronatijd in veel opzichten hetzelfde. Wel neemt ons kantoor natuurlijk de nodige voorzorgsmaatregelen en houden wij ons aan de richtlijnen. Afwisselend werken collega’s thuis of op kantoor. Omdat er klanten naar kantoor moeten kunnen komen voor het tekenen van een akte is het kantoor gewoon geopend maar gaat dat wel op afspraak.

Hoe is de dienstverlening geregeld?

Het bespreken van testamenten, het geven van advies etc., gaat zoveel mogelijk telefonisch of met behulp van videobellen.
Voor verkopers van huizen of andere akten waarbij persoonlijke aanwezigheid bij de ondertekening van de akte op het notariskantoor niet noodzakelijk is, worden volmachten opgesteld. De verkoper geeft dan volmacht aan een medewerker van het notariskantoor om namens hem de akte te tekenen. Een medewerker van het notariskantoor tekent dan in plaats van de verkoper de akte.

Hoe gaat de ondertekening als een klant dit niet in bijzijn van de notaris kan doen?

Een volmacht kan uitkomst bieden. De klant krijgt een volmacht toegestuurd. De notaris belt de klant middels videobellen en stelt vast op afstand de identiteit van de klant vast. De notaris bespreekt met de klant de inhoud van de akte en de volmacht. Als de klant instemt met de akte, tekent de klant de volmacht waarbij de notaris ‘meekijkt’, zodat duidelijk is dat de klant zelf de volmacht heeft getekend en begrijpt wat de gevolgen zijn van de akte. De klant stuurt de volmacht naar de notaris terug en de notaris tekent met een medewerker de akte.

Wat doet de notaris als het voor de klant fysiek onmogelijk is de akte feitelijk te ondertekenen?

Sommige akten kunnen niet met gebruikmaking van een volmacht worden getekend. Bijvoorbeeld een testament dient altijd ‘in persoon’ bij een notaris getekend te worden.

Als er sprake is van een noodsituatie en bijvoorbeeld een corona-patiënt wil toch een testament maken dan kan de notaris nu gebruik maken van de hiervoor opgestelde noodwetgeving  De notaris moet dan zeker weten dat de klant zich kan vinden in de inhoud van de akte en dat hij in staat is zijn wil vrij te bepalen. Indien mogelijk kan de notaris dat via audio- of videoverbinding vaststellen, maar dat zou ook schriftelijk of via e-mail kunnen. In elk geval moet de notaris in het dossier vastleggen dat hij heeft vastgesteld dat de klant zich in de inhoud kan vinden en dat hij in staat was zijn vrije wil te bepalen. De beoordeling hoe in welke situatie te handelen en hoe dat in het dossier kan worden vastgelegd, hangt natuurlijk af van de omstandigheden van het geval.

Mr. Geertje Dantuma Notaris te Vianen